Создание единого портала для управления заявками на закупки и логистику

В условиях роста масштаба компании и распределённой структуры закупок, одной из ключевых задач стало внедрение единого цифрового пространства для управления всеми заявками на закупки и логистику. Мы реализовали полноценный портал, который объединил сотрудников, отделы снабжения, логистику и внешних поставщиков в одной системе.

Ключевые функции портала:

• Формирование заявок на закупку ТМЦ с учётом бюджета, остатков и классификации номенклатуры;
• Автоматическая маршрутизация заявок по ролям: инициатор → отдел снабжения → логистика → финансы;
• Интеграция с 1С, Битрикс24 и BI-системами для актуального отображения статусов и аналитики;
• Отслеживание сроков поставки, статусов согласований и остатков по складам в реальном времени;
• Личный кабинет для каждого участника процесса (закупщик, логист, руководитель, поставщик);
• Механизм сравнительного анализа коммерческих предложений и автоматического выбора оптимального;
• Поддержка вложений (договора, ТЗ, КП), история действий и чат по каждой заявке;
• Интеллектуальные подсказки и шаблоны заявок по часто повторяющимся позициям;
• Визуальные дашборды по статусам, поставщикам, срокам исполнения и задержкам;
• Гибкая система уведомлений, напоминаний и дедлайнов на каждом этапе.

Результаты внедрения:

• Ускорение обработки заявок более чем на 40% за счёт исключения ручных действий и бумажного документооборота;
• Повышение прозрачности закупочного процесса и ответственности сотрудников на каждом этапе;
• Сокращение издержек благодаря аналитике поставщиков, истории цен и контролю логистики;
• Полная цифровая прослеживаемость — от создания заявки до финального акта поставки и списания;
• Объединение данных из нескольких систем в едином интерфейсе, доступном с ПК и мобильных устройств.

Платформа разработана на базе современных веб-технологий с использованием API-интеграций и соответствует требованиям безопасности корпоративных систем. При необходимости доступен сценарий резервного хранения документов и разграничения доступа по отделам и регионам.

Проект был реализован в сжатые сроки и включал в себя полный цикл: от сбора требований, проектирования UX-интерфейса, до настройки логики бизнес-процессов и поддержки пользователей после запуска.

Итог: бизнес получил инструмент, который значительно упростил и ускорил весь цикл закупки — от идеи до поставки, обеспечив контроль, прозрачность и управляемость процесса на каждом этапе.